Jak wykorzystać system rejestracji czasu pracy pracowników w agencjach content marketingu?

Agencja content marketingu to zakład pracy jak każdy inny, a co za tym idzie, właściciela-pracodawcę również obowiązują przepisy dotyczące prowadzenia list obecności pracownika. Zamiast jednak polegać na analogowych, podatnych na błędy sposobach rejestrowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, warto zautomatyzować ten proces i zainwestować w system rejestracji czasu pracy online.

Więcej na temat czasu pracy dowiesz się w poniższym miniporadniku.

Dowiedz się:

• Czym jest rejestrowanie czasu pracy pracowników?
• Jak działa system RCP?
• Czy program RCP to faktycznie jedynie system kontroli czasu pracy?
• Jak TimeCamp, automatyczny time tracker, usprawnia mierzenie czasu pracy?

Jak prowadzić system rejestracji czasu pracy w agencji content marketingu?

Przepisy prawa pracy wskazują na obowiązek ewidencjonowania godzin pracy, jednak nie uściślają jaki system rejestracji czasu pracy należy przyjąć oraz wielkości systemu. Dla każdej firmy proces ten może zatem wyglądać inaczej i z wykorzystaniem różnych narzędzi.

Jednakże przedsiębiorcy korzystają głównie z:

• Tradycyjnych sposobów ewidencji czasu pracy: Podpisywanie papierowych list obecności, raportowanie czasu pracy w Excelu.
• Elektronicznych list obecności: Odbijanie kart zbliżeniowych lub rejestracja czasu pracy za pomocą danych biometrycznych.
• Narzędzi do time trackingu: Działające w chmurze oprogramowanie mierzące czas do projektów i zadań. Rejestrują nieobecności, nadgodziny, a także wnioski urlopowe. Analizują produktywność pracy i rentowność prowadzonych przez agencję działań.

Wybierając system rejestracji czasu pracy, należy pamiętać, że ma on się dostosować do zespołu, a nie odwrotnie. Jeśli twojej firmie potrzebny jest jedynie podstawowy time tracking, wypróbuj narzędzia oferujące darmowe plany dla nielimitowanej liczby użytkowników, zamiast kupować np. drogi biometryczny rejestrator czasu pracy lub czytnik z kartami identyfikującymi zatrudnione osoby.

Specjaliści od content marketingu przy pracy w "oczach" GPT

Jak system rejestracji czasu pracy może pomóc pracownikom agencji content marketingu?

Mit śledzenia czasu pracy

Ulubionym powiedzeniem polskich przedsiębiorców w erze normalizacji pracy zdalnej wydaje się być "pańskie oko konia tuczy". Problem w tym, że podejście takie sygnalizuje raczej brak zaufania do pracowników niż chęć upewnienia się, że działania zespołu przebiegają zgodnie z planem. A przecież w branży kreatywnej trudno jest posądzić pracowników o to, że nic nie robią, tylko korzystają w pracy z mediów społecznościowych, skoro to ich chleb powszedni.

Brak zaufania prowadzi do niezdrowego mikrozarządzania. Tyle że patrzenie na ręce zazwyczaj stresuje pracownika, co w skrajnych przypadkach skutkuje akumulacją napięcia i często kończy się wypaleniem zawodowym.

W takiej sytuacji niemożliwe jest, by pracownicy z uśmiechami na ustach przyjęli informację o wdrożeniu w firmie systemu do rejestracji czasu pracy, zwłaszcza jeśli decyzja ta nie została wcześniej odpowiednio zakomunikowana, a działanie programu i jakie dane zbiera, wyjaśniono po łebkach.

System kontroli czasu pracy? Owszem, ale kontroli WŁASNEJ

Tymczasem elektroniczna ewidencja czasu pracy to nie tylko zliczanie aktywnego czasu i możliwość sprawdzenia co pracownicy robią w godzinach pracy. Stanowi ona również cenne źródło danych o wydajności zatrudnionych – i to nie tylko dla pracodawcy.

Porządny time tracker to również świetne narzędzie dla samych pracowników, gdyż:

• Umożliwia bieżące monitorowanie własnej produktywności, diagnozowanie przyczyn spadku zaangażowania w obowiązki i reagowanie w czasie rzeczywistym.
• Pozwala na odzyskanie kontroli nad własnym czasem, zaplanowanie stanów tzw. głębokiego skupienia i ogranicza rozpraszacze.
• Automatycznie rejestruje czas pracy, przez co ogranicza czas spędzony na ręcznym wypełnianiu timesheetów (kart ewidencji czasu pracy).
• Gromadzi w jednym, łatwo dostępnym dla pracownika miejscu dane związane z ewidencją czasu pracy, takie jak urlopy, nieobecności, spóźnienia czy nadgodziny.

Brzmi użytecznie, prawda? Aby jednak pracownik zdał sobie sprawę z tych korzyści, pracodawca ma obowiązek zapoznania pracowników z narzędziem i jego podstawowymi elementami, a także wytłumaczenia, jakie dane zbiera i jaki wpływ jego wdrożenie będzie miało na dotychczasową pracę zespołu.

Ważne: Słowem-kluczem w „zareklamowaniu” narzędzia pracownikom będzie nie „śledzenie” a „samokontrola”.

Rejestrowanie czasu pracy zdalnej

System RCP online to również niezbędny element sprawnego zarządzania zespołem zdalnym lub hybrydowym, co udowodniły poprzednie cztery lata oswajania się z kulturą pracy zdalnej, tak znajomą pracownikom agencji content marketingu.

Narzędzia do time trackingu działają zgodnie z polskim kodeksem pracy oraz tożsamymi dokumentami innych krajów.

Ponadto:

• Zastępują niedokładne, trudne w egzekwowaniu papierowe listy obecności pracownika i tradycyjne sposoby prowadzenia ewidencji czasu pracy,
• Umożliwiają dokładną rejestrację czasu pracy niezależnie od strefy czasowej i miejsca, stąd doskonale sprawdzają się w przypadku osób pracujących w różnych lokalizacjach w obrębie kraju lub z dowolnego miejsca na świecie, za dnia lub w porze nocnej,
• Mierzą czas do konkretnych projektów i zadań i umożliwiają generowanie raportów aktywności, więc pracodawcy otrzymują dane o tym czy pracownicy zdalni faktycznie pracują nad zleconymi im obowiązkami, zaś same zatrudnione osoby mogą w prosty sposób sprawdzić, ile czasu zajmuje im ukończenie konkretnych typów zadań.

Warto zadbać o to, by cały zespół rejestrował czas pracy za pomocą jednego narzędzia, zwłaszcza jeśli pracownicy rozliczają się na podstawie liczby przepracowanych godzin oraz ustalonej stawki godzinowej. Umożliwi to sprawne (i sprawiedliwe) obliczenie wynagrodzenia.

A skoro o narzędziu mowa...

Jak prowadzić rejestrację czasu pracy pracowników z TimeCamp?

Od freelancerów, przez małe i średnie przedsiębiorstwa, aż po korporacje z wieloma oddziałami - z rejestracji czasu pracy od TimeCamp korzystają tysiące zespołów na całym świecie.

Wśród nich są agencje zatrudniające specjalistów content marketingu, takie jak BlueRank. Jej pracownicy, dzięki starannej analizie czasu pracy, po uproszczeniu procesów związanych z planowaniem odzyskali aż 32 godziny robocze w ujęciu miesięcznym.

Jak działa system RCP od TimeCamp?

TimeCamp oferuje rejestrator czasu pracy w następujących odsłonach:

• Automatyczny time tracking: Aplikacja desktopowa (dla Windowsa, Maca i Linuxa) działa w tle i na podstawie słów kluczowych w nazwach odwiedzanych stron i używanych aplikacji przypisuje zarejestrowany czas do właściwych projektów i zadań.
• Timesheety: Karty czasu pracy. Dostępne w przeglądarce internetowej, w trzech róznych widokach: dziennym (czas zarejestrowany w konkretnym dniu), tygodniowym (tabela umożliwjająca raportowanie czasu pracy do zadań dla całego tygodnia z góry) oraz jako tygodniowy kalendarz. Pozwalają na dodawanie wpisów czasu ręcznie lub za pomocą timera.
• Aplikacja mobilna: Time tracker wyposażony w GPS oraz Geofencing, przydaje się w trakcie spotkań z klientami poza agencją.
• Rozszerzenie dla przeglądarek Chrome i Microsoft Edge: Umożliwiają trackowanie czasu pracy prosto z innych narzędzi.
• Kiosk: Prosty rejestrator czasu pracy bazujący na przypisanych do pracowników kodach PIN (alternatywa dla łatwych do zgubienia kart zbliżeniowych). Wystarczy uruchomić go na dowolnym, dostępnym dla wszystkich urządzeniu.

Sposoby rejestracji czasu pracy od TimeCamp

Dzięki współpracy urządzeń rejestrujących nie trzeba się martwić o niedokładne zebranie czy utratę danych. Zatem, niezależnie od tego, czy użytkownik korzysta z aplikacji mobilnej, desktopowej lub może woli wprowadzać wpisy czasu pracy ręcznie, jego dzień roboczy zawsze jest zaraportowany co do sekundy.

Czy TimeCamp to również elektroniczna ewidencja czasu pracy?

Jak najbardziej! Rejestracja czasu pracy umożliwia sprawne monitorowanie obecności w pracy, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Dane przygotowywane są na podstawie zarejestrowanych wpisów czasu lub aktywności komputerowe, a także opracowywane są przez sam system rejestracji czasu pracy, co upraszcza prowadzenie dokumentacji i tworzenie list płac.

Moduł obecności wyświetla następujące wartości:

• Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (TimeCamp automatycznie dostosowuje się do strefy czasowej użytkownika, więc system RCP działa jak najbardziej w godzinach nocnych).
• Dokładną liczbę godzin pracy zarejestrowanych w danym dniu.
• Zarejestrowane godziny nadliczbowe.
• Czas prywatny - informację o długości przerwy.
• Nieobecności oraz wyjścia pracowników (np. podróże służbowe).

Raport obecności w TimeCamp

Ponadto raport obecności rejestruje wnioski urlopowe i same urlopy, więc nie tylko pracodawcy, ale i pracownicy na każdym stanowisku pracy mogą łatwo sprawdzić ile dni wolnych pozostało im do wykorzystania w danym roku.

Czy system RCP od TimeCamp umożliwia generowanie raportów?

Raportowanie czasu pracy to jedna z najważniejszych funkcji TimeCamp.

Ten system RCP umożliwia analizę danych na podstawie godzin pracy zarejestrowanych w określonym czasie i pod kątem konkretnych pracowników, zadań i budżetów, stanowiąc nieodzowną pomoc w kontrolowaniu wydatków w projektach oraz mierzeniu zaangażowania członków zespołu.

Raporty czasu pracy w TimeCamp

Jak wdrożyć TimeCamp w mojej agencji?

TimeCamp dokłada wszelkich starań, by zapewnić twojej firmie bezbolesny start z systemem. Pomagają w tym łatwość obsługi, customizacja ustawień do potrzeb zespołu, systemy kontroli dostępu oraz możliwość przypisania pracownikom osobnych ról w samym systemie i w odrębnych projektach.

Wypróbuj TimeCamp, automatyczny system rejestracji czasu pracy w swojej firmie już dziś - zarejestruj darmowe konto lub umów prezentację ze sprzedawcą.